Fraze i riječi koje treba izbjegavati u službenim e-mailovima

Uslijed dvomjesečnog boravka u karanteni na koju nas je primorao dolazak koronavirusa, korištenje elektronske pošte u poslovne svrhe postala je svakodnevna aktivnost i za one koji prije krize nisu u tolikoj mjeri s kolegama ili šefom komunicirali na ovaj način.
Međutim, pritom valja voditi računa o sljedećoj stvari: kada putem e-pošte svom šefu, suradniku ili klijentu pošaljete poruku neprimjerenog sadržaja, kakav god on bio, stvorili ste trajni digitalni zapis koji bi vam se jednog dana mogao obiti o glavu.
Kako piše portal Monster, iako su tipfeleri sasvim uobičajena stvar koju vam ljudi neće uzeti za zlo, neke pogreške naprosto nam se ne smiju potkrasti u službenim prepiskama.

'Ima li vam to smisla?'
Ovo naizgled bezopasno pitanje može se ispostaviti kao veliki kamen spoticanja, kaže Jules Hirst, koautor knjige „Moć civilnosti: Vrhunski stručnjaci“. Umjesto toga, ako trebate odgovoriti na složene teme e-poštom, Hirst preporučuje ovu rečenicu: "Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno me kontaktirajte telefonom''.

'Očito'
Upotreba ove riječi djelovati kao da se sugovorniku obraćate svisoka, kaže Dianna Booher, osnivačica i izvršna direktorica komunikacijske tvrtke Booher Research Institute. Također, ako je nešto zaista očito, zašto biste nekome slali e-poštu o tome?

Emotikoni
Ako ne radite u super opuštenoj tvrtki ili se pak nekome obraćate po prvi put, korištenje emotikona nije najpametnija odluka. "Ne želite profesionalnu e-poštu tretirati kao tekstualnu poruku", objašnjava Jacqueline Whitmore, osnivačica škole protokola 'Palm Beach'.

'LOL'
Slično tome, akronime poput LOL, LMK i TTYL slobodno šaljite u okviru tekstualnih poruka prijateljima ili partnerima, ali njima nije mjesto u e-pošti.

SVE PIŠETE VELIKIM SLOVIMA
Ljudi ne vole kada se na njih viče. E-poruke s rečenicama ili frazama napisane velikim slovima u osnovi su digitalni ekvivalent tome.

sve pišete malim slovima
Profesionalne e-poruke trebaju biti upravo takve – profesionalne. To znači da riječi koje počinju s velikim slovom morate pisati u skladu s pravilima pravopisa.

Neformalni pozdrav
Ako se određenoj osobi obraćate po prvi put, neformalni pozdrav poput "Bok tamo" ili "Hej" zvuče previše ležerni. Umjesto toga, Hirst preporučuje korištenje uobičajene fraze "Poštovani gospodine ili gospođe."
S druge strane, ako odgovarate na zaprimljenu poruku, možete se prilagoditi tonu i stilu pošiljatelja poruke. Primjerice, ako je druga osoba napisala ''Dragi Ivane'' vi vašu poruku umjesto s ''Poštovani'' možete započeti s ''Dragi''.

'Živjeli'
Baš poput neformalnih pozdrava i neformalne 'odjave' može poslati pogrešnu poruku, kaže Whitmore, koji preporučuje korištenje formalnijeg zatvaranja, poput "srdačan pozdrav", "srdačno" ili "sve najbolje".

Vicevi
Ako ne šaljete e-poštu svojim najbližim prijateljima koji su pobliže upoznati s vašim smislom za humor, ne riskirajte s vicevima. Humor, pogotovo sarkazam, obično se ne šalje dobro putem e-pošte, kaže Anne Marie Segal, izvršna trenerica. "Problem s vicevima u e-porukama je taj što nemate isti referentni okvir kao u slučaju kada se s osobom šalite 'uživo", kaže Segal.

'Dajem otkaz'
Postoje određene teme za koje je potreban razgovor osobno, a jedna je od njih je – davanje otkaza.
Službeni e-mail o ostavci trebao bi biti poslan [u HR] tek nakon razgovora sa šefom, a trebao bi navesti krajnji datum vašeg zaposlenja.

Trač
Tračevi o suradnicima uvijek su loša ideja jer mogu naštetiti ne samo odnosima s kolegama, već i vašoj reputaciji, kaže govornica za karijeru Karen Litzinger. Unatoč tome, određeni broj ljudi i dalje griješi širenjem glasina preko digitalnih kanala poput Slack-a, Gchat-a ili e-pošte.

'Trebamo razgovarati…'
Ako se ne slažete s kolegom, trener za karijeru Farnoosh Brock preporučuje razgovor 'licem u lice'. Naime, vaše se namjere mogu pogrešno protumačiti ako se iščitavaju preko ekrana. "Posljednje što vam treba je pogrešno komuniciranje putem e-pošte koje može rezultirati pogoršanjem situacije", kaže Brock.

'Ispravi me ako griješim…'
Ovom rečenicom također odajete dojam nadmene osobe što sigurno neće biti dobro primljeno.

Izvor: MojPosao.net