Uz ovih 6 savjeta unaprijedite komunikaciju sa šefom
Riješite se nepotrebnih i zamornih ’šumova u komunikaciji’.
Kako razgovarati sa šefom pitaju se mnogi u trenucima započinjanja karijere ili nesuglasica. No, bilo da tek počinjete graditi karijeru ili ste u poslovnom svijetu već dugi niz godina, velike su šanse da ćete se ponekad pitati kako razgovarati sa šefom jer vas on jednostavno – ne razumije.
Ako imate sreće, vaš šef je razuman jer i sam zna da je nekad bio na vašem mjestu, zna da se trudite i isto tako zna koliko je potrebno da se stvarno obavi posao. Ali što ako to nije slučaj? Što ako surađujete sa šefom koji ne razumije što radite ili, još gore, ne želi se potruditi to saznati?
Prije nego što počnete paničariti, razmislite. Nije nužno da je vaš šef morao proći vašu poziciju kako bi vas razumio. Zapravo, što više napredujete u karijeri, veća je vjerojatnost da ćete stići do toga da nije radio vaš posao, piše zaposlena.hr.
Postoji vjerojatnost da je vaš šef jednostavno stručan u drugom području. Primjerice, možda ima vrhunsko znanje za stvaranje Excel tablica, ali nema ni osobnu Facebook stranicu, a kamoli znanja o izradama kampanja na društvenim mrežama. S druge strane to je nešto u čemu ste vi stručni. I to je sasvim u redu.
Veći problem nastaje ako vaš šef uopće nije zainteresiran za ono što radite, ne cijeni vaš posao, ne vjeruje vam da ćete procijeniti što trebate učiniti da biste uspjeli ili ne shvaća kako doprinosite ispunjavanju ciljeva tvrtke.
S obzirom na to od vas se može očekivati da obavljate posao bez dovoljno potrebnog vremena ili resursa koji su vam potrebni. Dugoročno gledano, može doći do frustrirajućeg odnosa s vašim šefom i drugim kolegama i potencijalno čak utjecati na stagnaciju vaše karijere.
Sasvim sigurno, to je demoralizirajuće. No, zapamtite da vaš šef možda nema loše namjere. Možda se prvi put nalazi na rukovodećoj poziciji i treba vas da mu pomognete razumjeti posao koji obavljate.
Ovo možete pretvoriti u situaciju u kojoj svi pobjeđuju – ne tako da natjerate svog šefa da razumije što radite na mikrorazini, već tako da ga natjerate da se osloni na vas i podrži vas, vaš rad i vašu karijeru.
Kada razmišljate kako razgovarati sa šefom, uzmite u obzir ovih šest stvari koje možete učiniti da promijenite odnos kada sumnjate da vaš šef ne shvaća.
1. Budite sigurni
Za početak, nemojte pretpostavljati. Samo zato što vaš šef možda nema praktičnog iskustva s najnovijim digitalnim alatima ili vas ne hvali za posao koji obavljate, ne mora nužno značiti da ne zna što raditi i da ne cijeni vaš trud. Posao vašeg šefa jest da vidi širu sliku.
Stoga, odvojite vrijeme kako biste shvatili radi li se o tome da vaš šef uistinu ne razumije ono što radite ili općenito kako se uklapate. Evo nekoliko načina kako da to učinite.
Istražite
Prije nego što osvijestite kako razgovarati sa šefom – guglajte ga. Koje je njegovo dosadašnje iskustvo? Mogao bi imati više praktičnog iskustva nego što mislite u pozicijama sličnima vašoj. Ili ne. U svakom slučaju, ove informacije bit će vam od velike koristiti i moći ćete ih iskoristiti za to kako razgovarati sa šefom.
Pitajte kolege
Kolege koji su već radili s vašim šefom mogli bi vam pružiti uvid. Iskoristite te resurse. Možete ih to pitati ovako: “Hej, prema tvom iskustvu, koji je najbolji način da upoznam Martu i dobijem njezino prihvaćanje i podršku?”
Krenite na izvor
Kao menadžeru, pravo je osvježenje imati izravnu podređenu osobu koja vam kaže: “Hej, znam da radiš na većim poslovima, pa ne želim gubiti vrijeme detaljima koje već znaš. Slobodno me zaustavi ako ulazim u takvo područje” ili “Hej, znam da si me zaposlio da radim na XYZ-u i nadam se da ću pritom moći iskoristiti tvoje iskustvo.” A kada privučete njihovu pozornost, objasnite što je uključeno u ono na čemu radite.
2. Zatražite pomoć na pravi način
Zapamtite, zapravo je u redu ako vaš šef nije upoznat s najsitnijim detaljima vaše radne pozicije. Ono što je još važnije jest da vam može pomoći i podržati vas – bilo da vam daje više resursa, ukloni druge obveze kako bi vam omogućio da se usredotočite na glavne prioritete ili samo slušajući i rješavajući probleme s vama. Ali treba znati pitati na pravi način.
Komunikacija je ključna. Ključno je pristupiti svom šefu kada je slobodan i otvoren da vam posveti svoju punu pozornost. Zakažite vrijeme sastanka jedan na jedan od 15 do 30 minuta. Pozovite ga na kavu izvan ureda i osigurajte da vam drugi prioriteti ne ometaju zajedničko vrijeme.
Napravite “domaću zadaću” prije nego što sjednete na sastanak. Odaberite jednu stvar koju radite – specifičan i složen zadatak koji je očito potreban za postizanje većih ciljeva vašeg šefa – za koju vam je potrebna pomoć na neki način.
Vježbajte predstavljanje problema u trajanju od 30 sekundi, a pritom si postavite jasna pitanja: Niste sigurni kojim od dva puta krenuti? Trebate li neki doprinos drugih članova tima? Trebate li dan bez sastanaka da se posvetite nečemu što zahtijeva fokus? Što god bilo, budite sigurni da možete biti precizni.
Vaš šef će odgovoriti na jedan od dva načina:
1. Postavljat će vam pitanja i pokazati želju da saznate više kako biste doista mogli bolje razumjeti temu što će vam pomoći u usmjeravanju. Može vam ponuditi prijedloge, ali i priznati da ne zna o čemu govorite, i to je u redu. Ovaj je odgovor ideala za vas kako biste razgovorom razradili detalje. Uvijek imajte na umu zašto je to dugoročno važno. Vaš je posao pomoći im da vide vas i vašu vrijednost.
2. Uznemirit će se i reći vam da sve pokušati sami shvatiti – ne zato što vam žele ne želi pružiti priliku za profesionalni razvoj, već zato što nema hrabrosti priznati da ne zna i nije mu dovoljno stalo da pokuša shvatiti. Kad vam šef ne želi ponuditi ništa u smislu savjeta ili čak nije znatiželjan, možete biti prilično sigurni da radite za šefa koji to ne shvaća – i ne želi shvatiti.
3. Osvijestite kako vaš rad pridonosi ciljevima tvrtke
Vaš šef također ima naređenja s viših vrhova i pokušava dati sve od sebe kako bi postigao rezultate. Dobri lideri moraju znati odrediti prioritete, planirati i komunicirati. Postoji svrha onoga što rade i kako to rade. Vaš je posao naučiti što je važno vašem šefu, šefovima vašeg šefa i sveukupnoj tvrtki i njezinim dionicima – a zatim se pobrinuti da to postignete.
Drugim riječima, pobrinite se da razumijete kako ono što radite pridonosi ciljevima.
Svaka tvrtka ima sveobuhvatnu misiju. Što vi i vaš odjel činite kako biste je realizirali?
Na primjer, ako je misija “postati vodeći na tržištu XYZ”, vaša tvrtka može ciljati povećati prodaju za 10% u odnosu na prošlu godinu. Ako ste zaduženi za financije, možda ste odgovorni za dio tog povećanja.
Ako ste inženjer, vaš tim može doprinijeti cilju novim značajkama koje prodajna strana može koristiti za povećanje prodaje prema postojećim klijentima te se usredotočiti na privlačenje novih.
Nastavite raditi na istraživanju kako biste došli do jasnih, djelotvornih i dostižnih ciljeva na koje se možete usredotočiti.
4. Istaknite se svojim postignućima
Nije dovoljno samo znati koliko je ono što radite važno za ukupni uspjeh vašeg tima, odjela i tvrtke. Morate biti sigurni da i vaš šef to zna. Dakle, ne smijete se sramiti svojih postignuća i trebali biste ih pokušati uokviriti u smislu kako doprinose ciljevima cijele organizacije.
Znamo, znamo: samopromocija možda nije vaša najbolja stvar. I svi se nadamo da će drugi samo primijetiti naš dobar rad, a da se time ne moramo “hvaliti”. Ali istina je da ako radite sjajan posao, ali nitko ne zna za to, to vam ne može pomoći za napredak u karijeri.
Ako se vi i vaš šef ne sastajete redovito, bilo tjedno ili dvotjedno, počnite to činiti odmah. Upišite se u njegov kalendar i dogovorite sastanke.
Ako imate navedene ciljeve, upotrijebite te činjenice da započnete svoj razgovor jedan na jedan: “Tako mi je drago što ste se mogli sastati sa mnom, [ime šefa]. Znam da tvrtka očekuje XYZ do kraja godine. Kao što znate, naš odjel podupire taj cilj, a ja radim s višefunkcionalnim timovima na postizanju [navesti]. Sastavila sam prezentaciju nekih dosadašnjih brojki i uzbuđena sam [navesti zašto ste uzbuđeni].”
Nemojte to samo izgovoriti i ostaviti tako. Zapišite to u jasnom, sažetom dokumentu koji ćete podijeliti sa svojim šefom tijekom sastanka ili u e-mailu koji šaljete nastavno na razgovor.
Navedite sveukupne ciljeve tvrtke, doprinose vašeg tima i što ste kao pojedinac učinili da pomognete u ostvarenju tih ciljeva. I nemojte samo nabrajati dnevne zadatke koje obavljate. Morate ih uokviriti kao mjerljiva postignuća. Kako su vaši zadaci pridonijeli? Kako ste racionalizirali procese? Kako ste pomogli smanjiti troškove ili potaknuti timski rad? Usmjerite svog šefa da vidi vrijednost u onome što radite i koliko ih činite sjajnima.
5. Zamolite svoje kolege da prenesu svoje pohvale
Ako vaš šef nije voljan čuti vas izravno, vaš sljedeći korak je organizirati da drugi govore umjesto vas. Iskoristite snagu svoje interne mreže i mišljenja onih koji iz prve ruke vide sve što radite.
Kad god radite na projektu i kolega vas pohvali, zamolite ih da podijele svoja razmišljanja s vašim izravnim nadređenim. Učinite isto s klijentima i vanjskom suradnicima s kojima surađujete.
Jednostavno recite nešto poput: “Hej, hvala ti. Volim raditi s tobom i s tvojim timom. Misliš li da bi mom šefu mogla poslati poruku o tome koliko smo dobro surađivali i što smo postigli? To će mi puno značiti”.
Bilo da daju ili ne daju izjavu u vaše ime vašem šefu, prikupite sva ta priznanja i držite ih pri ruci. I nemojte čekati godišnji pregled uspješnosti da biste ih podijelili. Neka vam postane praksa da svaki mjesec razgovarate o tome kako suradnici u cijeloj tvrtki cijene vaš trud. Ako ne možete dogovoriti redovite sastanke jedan na jedan (ili ste bili neuspješni u organiziranju tih sastanaka), dostavite im novosti putem kratkih e-mailova.
6. Budite realni
Što ako, unatoč svim vašim naporima, još uvijek ne možete natjerati svog šefa da razumije, pomogne, cijeni ili čak mari za ono što radite?
Jedina osoba koju možete promijeniti ste vi sami. Ako ste učinili sve što možete kako biste pomogli svom šefu da razumije ono što radite, a još uvijek ga ne možete natjerati da prizna vaše zasluge, nije mu stalo do vas i do onoga što radite, možda je vrijeme da razmislite o tome i krenete dalje i date otkaz. Nemojte nastaviti raditi za one koji vas ne zaslužuju.
Neupućeni šefovi i tvrtke bez pravih lidera su stvarnost. Ali oni ne moraju biti vaša stvarnost. Neki ljudi nikada neće razumjeti ili cijeniti ono što dobivaju od zaposlenika. To je istina koju je teško osvijestiti, ali je ono što se mora učiniti kako bi vas drugi cijenili. Teško je početi ispočetka i pronaći drugi posao, ali još je teže pokušavati natjerati druge da vide koliko vrijedite.
Zato duboko udahnite i počnite tražiti tvrtku koja će vas cijeniti gdje ćete moći nastaviti karijeru. Napišite motivacijsko pismo, a nakon što vas pozovu na razgovor za posao budite oprezni. Dobro procijenite kulturu tvrtke i stil upravljanja vašeg budućeg šefa prije nego što prihvatite ponudu za posao. Dugoročno ćete biti zahvalni sebi što ste nastavili dalje. A vaša će nova tvrtka i šef biti zahvalni što su vas pronašli.
Izvor: MojPosao.net